ビジネスフォントは、一般的な電話機とは異なる構造のビジネスに特化した電話機のことです。ビジネスフォンは、電話機だけで通話が可能になる家庭用電話機と違って、外線と内線を管理する主装置と実際に電話をかける電話端末の組み合わせで成り立つシステムのことを言います。導入のメリットは多数あります。まず、複数からの電話呼び出しに対応可能なことです。
普通の電話機は、通話している間は、一切他からの呼び出しには応えることはできません。ビジネスフォンは、電話回線が一つでも、電話端末が複数あれば、同時に回線の数だけ呼び出しに応え対応することができます。最近登場したアプリ型ビジネスフォンは、スマートフォンにアプリを入れるだけなので、直接電話を受けるという使い方もできます。また、同じ企業同士なら内線通話も可能な点も見逃せないメリットです。
例えば、工場などは敷地の端から端まで徒歩で２０分かかる企業も稀ではありません。呼び出しがあったときに、構内を自転車で移動して連絡しても、相手は待ちきれなくて電話を切ってしまうでしょう。内線なら、瞬時に担当者につながり、円滑な業務運営をサポートできます。近年は、クラウド型のビジネスフォンも登場しました。
インターネット回線があれば、社内にかかってきた電話を社外に転送して瞬時に連絡を取り合うことも可能です。社外につながるということは、例えば営業にメリットがあります。社内に担当が不在の時に断っていた商談を、どこにいても受けることが可能になり、ビジネス機会を確実にいかすことが出来るようになります。このように、今まで所要時間としてカウントされていた、待ち時間をカットできるので導入する企業が増えています。